Viết biên bản cuộc họp công ty cần những lưu ý gì?

320 lượt xem

Trong mỗi cuộc họp công ty đều cần đến biên bản cuộc họp nhằm mục đích ghi lại nội dung cuộc họp, cũng như diễn biến của toàn bộ cuộc họp diễn ra để có thể theo dõi và thực hiện được đúng những vấn đề mà cuộc họp đề cập đến sau khi cuộc họp kết thúc. Chính vì thế, viết biên bản cuộc họp công ty không phải là điều dễ dàng. Bạn cần lưu ý đến một số vấn đề như sau:

Tìm hiểu biên bản cuộc họp công ty là gì?

Biên bản cuộc họp công ty được hiểu là là loại văn bản quan trọng nhằm ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, biên bản cuộc họp công ty sẽ bao gồm rất nhiều thông tin, và những ý kiến khác nhau từ những người tham gia cuộc họp đó.

Ở trong mỗi cuộc họp thì người có nhiệm vụ ghi lại biên bản cuộc họp thường là thư ký (người ghi biên bản) có trách nhiệm điểm danh lại số lượng người tham gia và những người vắng mặt, đồng thời cũng có nhiệm vụ ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.

Những lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bạn cần biết là gì?

Để cuộc họp được diễn ra một cách chính xác và hiệu quả thì việc ghi lại biên bản cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng không chỉ đối với những người tham gia cuộc họp mà còn đối với cả những người vắng mặt tại cuộc họp. Cuộc họp của công ty bạn có thành công hay không thành công cũng còn phụ thuộc một phần rất lớn vào việc ghi biên bản và chuyển tới các cá nhân, tổ chức có liên quan sau cuộc họp. Chình vì vậy, người viết biên bản cuộc họp cần phải lưu ý một số vấn đề dưới đây:

1. Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp

Đây là điều vô cùng cần thiết trước khi tiến hành cuộc họp. Các mẫu biên bản cuộc họp cần được chuẩn bị sẵn sàng để những người tham gia có thể ghi lại được những nội dung diễn ra trong suốt tiến trình của cuộc họp. Công việc chuẩn bị này sẽ giúp cho bạn không bị bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Đồng thời, giúp cho quá trình họp suôn sẻ và không bỏ quên những thông tin quan trọng.

Một số thông tin quan trọng cần chuẩn bị sẵn trong biên bản cuộc họp bao gồm những thông tin như sau:

+ Thời gian, và địa điểm diễn ra cuộc họp ra sao.

+ Thành phần tham gia cuộc họp gồm những ai.

+ Nội dung của cuộc họp bao gồm những gì.

+ Kết luận và đề xuất cuộc họp.

2. Ghi nhanh và đầy đủ thông tin.

Người ghi biên bản cuộc họp cũng phải là người có tốc độ tốc ghi nhanh và đầy đủ các thông tin quan trọng.

Bạn cần ghi đúng và đủ những nội dung trong cuộc họp đề cập tới. Có thể sử dụng máy tính hoặc sổ ghi chép tùy thuộc vào thế mạnh của bạn. Tuy nhiên, nên sư dụng sổ ghi chép để nhanh và dễ dàng trình bày hơn.

3. Nội dung biên bản cuộc họp cần phải có trọng tâm.

Trong quá trình ghi chép đầy đủ các nội dung của cuộc họp, để những người không tham dự cuộc họp có thể hiểu được vấn đề, và không bị hiểu nhầm các vấn đề thì người ghi biên bản phải thể hiện được trọng tâm của cuộc họp. Bạn chỉ cần ghi những thông tin chính và có trọng tâm, tránh hiện tượng lan man và ghi không đúng trọng tâm của cuộc họp.

4. Thông tin trong biên bản cuộc họp cần yếu tố chính xác.

Biên bản cuộc họp dùng để mô tả lại các sự việc, những thông tin được cung cấp, trao đổi trong cuộc họp. Do đó, không được ghi sai lệch thông tin, gây ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.

Một số lưu ý khi ghi biên bản cuộc họp công ty trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn được về văn bản này cần thực hiện ra sao! Mời bạn đón đọc thêm những bài viết cùng chủ đề trên chuyên mục Tin tức của iJobs.vn.

Nghề nghiệp

Xem thêm
25 câu nói truyền cảm hứng và tạo động lực tích cực cho bạn

06:08 05/08/2020 25 câu nói truyền cảm hứng và tạo động lực tích cực cho bạn Những câu nói truyền cảm hứng và động lực luôn là nguồn cổ vũ tinh thần tinh tuyệt vời, giúp bạn có thêm niềm tin vượt lên thử thách trong công việc và cuộc sống. Dưới đây là 25 câu nói truyền cảm hứng tích cực giúp truyền lửa cho bạn để phát triển .

Chia sẻ 5 cách tìm nguồn ứng viên chất lượng dành cho Nhà tuyển dụng

07:15 16/07/2020 Chia sẻ 5 cách tìm nguồn ứng viên chất lượng dành cho Nhà tuyển dụng Nếu bạn đang muốn tìm nguồn hồ sơ ứng viên chất lượng, nhân sự cho doanh nghiệp của mình nhưng vẫn loay hoay không biết nên chọn kênh tuyển dụng nào thì đừng bỏ lỡ bài viết bên dưới đây nhé!

Top 6 bài trắc nghiệm miễn phí giúp bạn chọn nghề phù hợp

09:15 01/07/2020 Top 6 bài trắc nghiệm miễn phí giúp bạn chọn nghề phù hợp Top 6 bài trắc nghiệm miễn phí giúp bạn khám phá bản thân, chọn lựa nghề nghiệp phù hợp, phát huy được điểm mạnh cũng như sở trường của bản thân. Làm bài test ngay nào bạn ơi!

"Ngày có thể bắt đầu làm việc" trong CV nên viết như thế nào?

08:55 30/06/2020 "Ngày có thể bắt đầu làm việc" trong CV nên viết như thế nào? "Ngày có thể bắt đầu làm việc" là câu hỏi thường gặp trong CV xin việc cũng như trong các buổi phỏng vấn tuyển dụng. Đây được hiểu là thời gian mà bạn có thể bắt đầu công việc tại công ty mà bạn trúng tuyển.